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Comment éviter un redressement URSSAF ?

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Seuls les contrats complémentaires santé véritablement obligatoires, collectifs et responsables peuvent bénéficier de réductions de charges sociales. Ce sont sur ces points que portent principalement les éventuelles vérifications des URSSAF.

L’enjeu du contrôle URSSAF d’une complémentaire santé d’entreprise

Les avantages fiscaux et sociaux accordés aux complémentaires santé d’entreprise sont conditionnés au respect scrupuleux d’une règlementation abondante.

Les contrôleurs URSSAF sont chargés de vérifier la bonne application par les entreprises de la règlementation des cotisations sociales (sécurité sociale et assurance chômage).

En cas de manquement, ils notifient un redressement : la part de la cotisation payée par l’employeur est considérée comme un complément de salaire, et elle est soumise aux cotisations sociales, salariales et patronales. Cela représente un surcoût d’environ 50% ! L’impact financier peut être fort car le redressement porte sur les trois dernières années plus l’année en cours.

Les points principaux de vérification des contrôleurs URSSAF

Le mode de mise en place

Le contrôleur URSSAF demande la preuve écrite de ce que la complémentaire santé a bien été mise en place selon l’un des trois modes prévus par la loi :

  • Une copie de l’accord d’entreprise et du récépissé de dépôt à la DIRECCTE.
  • Une copie du document qui détaille les caractéristiques de la mise en place par décision unilatérale de l’entreprise, et la preuve de la remise de cet écrit à chaque salarié (copie signée par le salarié, liste d’émargement, avis de réception d’une lettre recommandée).
  • Une copie du projet soumis par référendum au vote des salariés et du procès-verbal de ratification.
  • Important : le formalisme rigoureux attaché à la mise en place initiale de la complémentaire santé d’entreprise s’impose également pour toute modification apportée ultérieurement.

La couverture de l’ensemble du personnel

Au 1er janvier 2016, la totalité des salariés doit bénéficier d’une complémentaire santé d’entreprise. La mention d’une couverture bénéficiant à « l’ensemble du personnel » doit figurer dans les écrits évoqués ci-dessus.

Si l’employeur a instauré des couvertures différentes (garanties/cotisations) par catégorie de personnel, ceci doit ressortir dans les actes de mise en place, et ces catégories doivent être conformes à la loi.

Le contrôleur URSSAF vérifie que les catégories sont définies par les notions de cadre et de non cadre, en référence à la convention collective nationale du 14 mars 1947 qui a créé le régime de retraite complémentaire des cadres, géré par l’AGIRC. Et il peut vérifier que chaque salarié cotise bien aux conditions de sa catégorie.

D’autres définitions de catégories de salariés sont autorisées par la loi mais leur usage peut s’avérer plus aléatoire.

Si une catégorie de salariés de l’entreprise est déjà couverte au 1er juillet 2014, alors le contrôleur URSSAF peut vérifier que le reste du personnel est aussi couvert à cette date. Car, dans ce cas, il n’est pas possible d’attendre le 1er janvier 2016 pour couvrir l’ensemble du personnel.

Le contrôleur URSSAF peut vérifier également que la complémentaire santé d’entreprise ne prévoit pas de condition d’ancienneté supérieure à 6 mois maximum et qu’elle s’applique à tous les nouveaux salariés sans discrimination.

L’obligation d’adhésion

Le contrôleur URSSAF vérifie par l’examen des bulletins de paie que tous les salariés cotisent effectivement à la complémentaire santé d’entreprise.

Si un salarié ne cotise pas, le contrôleur vérifie que sa dérogation d’adhésion est valide :

  • Mention du motif de dérogation (contrats à durée déterminée, salariés à temps très partiel, etc) dans l’écrit attestant de la mise en place de la complémentaire santé (voir plus haut)
  • Demande écrite de dispense du salarié, ainsi que, le cas échéant, le justificatif correspondant.

A noter : en cas de mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise par décision unilatérale de l’employeur, tout salarié présent dans l’entreprise avant cette mise en place peut librement refuser d’adhérer. Il doit faire sa demande de dérogation par écrit.

Contrats responsables

Le bénéfice des avantages fiscaux et sociaux est réservé aux « contrats responsables », qui correspondent à la quasi-totalité des contrats proposés par les assureurs aux entreprises.

Le contrôleur URSSAF recherche cette mention dans le contrat d’assurance et/ou dans la notice d’information remise aux salariés.

L’obligation d’affichage des frais de l’assureur

Le bénéfice des avantages fiscaux et sociaux est conditionné par l’obligation annuelle d’affichage des frais de l’assureur. Il s’agit des frais commerciaux (« frais d’acquisition ») et des frais de gestion, exprimés en pourcentage des cotisations.

Le contrôleur URSSAF peut demander à l’entreprise le document sur lequel l’assureur communique ces éléments, qui doivent être accompagnés de la mention suivante : « Ces frais recouvrent l'ensemble des sommes engagées pour concevoir les contrats, les commercialiser (dont le réseau commercial, le marketing, les commissions des intermédiaires), les souscrire (dont l'encaissement des cotisations, la gestion des résiliations, le suivi comptable et juridique) et les gérer (dont les remboursements, la gestion du tiers payant, l'information client, l'assistance, les services, les prestations complémentaires), c'est-à-dire accomplir toutes les tâches incombant à l'organisme assureur dans le respect des garanties contractuelles. »

Les principaux points de surveillance ont été présentés ici. Le manquement à la moindre de ces règles peut faire perdre la totalité des avantages fiscaux et sociaux du contrat. Le recours aux professionnels de l’assurance complémentaire santé d’entreprise peut seul garantir une parfaite conformité.

 

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