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Comment mettre en place une complémentaire santé d’entreprise ?

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La mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise passe par différentes étapes incontournables. Ce processus peut nécessiter plusieurs semaines ou mois.
Pour respecter la date butoir du 1er janvier 2016, il est recommandé d’entreprendre la démarche assez tôt. La période de la fin de l’année 2015 sera chargée pour tous les professionnels de l’assurance complémentaire santé.

Choisir le mode de mise en place de sa complémentaire santé d’entreprise

La mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise est encadrée par la loi. Trois modes sont possibles :

  • Lorsqu’un ou des délégués syndicaux ont été désignés dans l’entreprise, la loi exige que l’employeur négocie la complémentaire santé avec eux. Des représentants syndicaux sont surtout présents dans les entreprises de plus de 50 salariés. Si la négociation aboutit, le résultat donne lieu à un accord d’entreprise.
  • Un projet de complémentaire santé, élaboré par l’employeur, peut être proposé au vote des salariés, dans le cadre d’un référendum. Cette méthode, qui doit respecter des conditions de forme contraignantes, est peu utilisée.
  • En l’absence de délégué syndical, ou à défaut d’accord d’entreprise et de référendum, l’employeur peut librement décider quelle complémentaire santé sera mise en place dans son entreprise. C’est la méthode habituelle (appelée décision unilatérale de l’employeur) utilisée dans les petites entreprises.

Choisir ses partenaires

La mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise nécessite de choisir un assureur complémentaire santé (qui peut être une mutuelle, une institution de prévoyance ou une société d’assurance). Deux méthodes sont possibles (cf. fiche Quels sont vos partenaires pour mettre en place une complémentaire santé d'entreprise) :

  1. L’entreprise peut solliciter directement un ou plusieurs assureurs complémentaires santé. Elle évalue leurs offres et choisit l’une d’entre elles.
  2. L’entreprise peut recourir à un intermédiaire d’assurance (qui peut être un courtier, un agent général…) qui l’aidera à choisir sa complémentaire santé et son assureur. La complémentaire santé d’entreprise est un domaine complexe, doté d’une réglementation abondante. L’intervention d’un expert peut faciliter la tâche de l’entreprise.

Choisir les garanties et le prix

Une complémentaire santé se définit par deux éléments principaux :

  1. Les garanties, qui déterminent le niveau de remboursement pour chaque type de dépense de santé (hospitalisation, soins courants, optique, dentaire…) (cf. fiche Comment définir les garanties d'une complémentaire santé d'entreprise)
  2. Le prix, autrement dit la cotisation, qui sera acquittée conjointement par l’entreprise et par les salariés (cf. fiche Comment financer une complémentaire santé d'entreprise) Comme pour l’achat de tout produit ou service, l’objectif est d’obtenir un bon rapport qualité/prix, c’est-à-dire un bon niveau de garanties pour un prix modéré.

Procéder à l’affiliation des salariés
 

Après le choix par l’entreprise de ses partenaires (intermédiaire, assureur) et de sa complémentaire santé (garanties, prix), il faut procéder aux travaux pratiques afin que les salariés puissent être remboursés dès la date d’effet du contrat (cf. fiche Comment fonctionne une complémentaire santé d'entreprise).
Deux étapes sont nécessaires :

  1. L’employeur doit informer les salariés du choix de la complémentaire santé d’entreprise et de toutes ses caractéristiques. C’est à la fois une obligation légale et une nécessité pratique.
     
  2. L’employeur doit recueillir les données de chaque salarié et les transmettre à l’organisme assureur. Chaque salarié remplit un document (appelé bulletin d’affiliation), pour lui-même et, le cas échéant, son conjoint et/ou ses enfants. Ce bulletin est transmis à l’assureur, qui l’enregistre et se prépare à calculer les premiers remboursements.
     

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